El reto
Una empresa de servicios debía mantener al día la documentación de más de 4.000 proveedores: certificados, pólizas, documentos legales y soportes que llegan por correo, en formatos distintos y con calidades distintas. Cada proveedor nuevo o actualización implicaba una revisión manual documento por documento.
El resultado: la revisión de un proveedor tomaba hasta 8 días, una campaña de actualización masiva tomaba un mes completo, y el equipo vivía apagando incendios en lugar de gestionar proveedores.
La solución
Automatizamos el proceso de punta a punta:
- Recepción automática de los documentos que envían los proveedores.
- Clasificación y extracción con IA de cada documento — sin templates rígidos: cada proveedor envía lo suyo en su propio formato.
- Validación contra las reglas de negocio: vigencias, montos asegurados, coincidencia de razón social y NIT, completitud del expediente.
- Creación del proveedor en el sistema con el expediente completo, y devolución automática de lo que llega incompleto o vencido.
El equipo humano dejó de transcribir y revisar: hoy solo atiende las excepciones que la validación marca.
Los resultados
- La revisión y respuesta por proveedor pasó de 8 días a 4 horas.
- La validación masiva de los 4.000 proveedores pasó de 1 mes a 1 semana.
- El 100% de los documentos se valida contra las reglas — antes la presión del volumen obligaba a priorizar y confiar.
Qué sigue
Con el expediente de cada proveedor estructurado, la operación está lista para el siguiente paso: alertas automáticas de vencimiento de pólizas y verificación continua de cumplimiento — sin esperar a la próxima campaña de actualización.