La sfida
Un’azienda di servizi doveva tenere aggiornata la documentazione di oltre 4.000 fornitori: certificati, polizze, documenti legali e giustificativi che arrivano via email, in formati diversi e con qualità diverse. Ogni nuovo fornitore o aggiornamento comportava una revisione manuale, documento per documento.
Il risultato: la revisione di un fornitore richiedeva fino a 8 giorni, una campagna di aggiornamento massivo un mese intero, e il team viveva spegnendo incendi invece di gestire i fornitori.
La soluzione
Abbiamo automatizzato il processo da un capo all’altro:
- Ricezione automatica dei documenti inviati dai fornitori.
- Classificazione ed estrazione con IA di ogni documento — senza template rigidi: ogni fornitore invia i propri file nel proprio formato.
- Validazione contro le regole di business: scadenze, massimali assicurati, corrispondenza tra ragione sociale e partita fiscale, completezza del fascicolo.
- Creazione del fornitore nel sistema con il fascicolo completo, e restituzione automatica di ciò che arriva incompleto o scaduto.
Il team ha smesso di trascrivere e revisionare: oggi gestisce solo le eccezioni segnalate dalla validazione.
I risultati
- La revisione e la risposta per fornitore sono passate da 8 giorni a 4 ore.
- La validazione massiva dei 4.000 fornitori è passata da 1 mese a 1 settimana.
- Il 100% dei documenti viene validato contro le regole — prima, la pressione dei volumi obbligava a dare priorità e a fidarsi.
I prossimi passi
Con il fascicolo di ogni fornitore strutturato, l’operazione è pronta per il passo successivo: alert automatici sulla scadenza delle polizze e verifica continua della conformità — senza aspettare la prossima campagna di aggiornamento.