El reto
Los contratos con proveedores vivían en PDFs dispersos. No había una vista consolidada de lo firmado: qué contratos incluían póliza, cuáles se renovaban automáticamente, cuándo vencía el plazo para revocar.
Las consecuencias eran silenciosas: renovaciones automáticas y plazos de revocación pasaban desapercibidos. El contrato se renovaba solo, con su incremento anual, y la empresa se enteraba cuando ya no había nada que negociar.
La solución
La empresa cargó sus contratos con proveedores y la solución construyó una matriz de control, extrayendo de cada contrato campos como:
- Empresa y objeto del contrato.
- Pólizas, e incluye póliza (sí/no).
- Fecha de inicio, fecha final, renovación automática y siguiente renovación.
- Plazo máximo para revocar el contrato.
- % de incremento anual y cláusula de salida.
- Contiene ANS y resumen de los ANS.
Más de 13 campos por contrato, extraídos con IA y consolidados en una sola matriz que la empresa puede filtrar, ordenar y auditar.
Los resultados
- El 100% de los contratos quedó en la matriz de control.
- Las renovaciones automáticas y los plazos de revocación dejaron de pasar desapercibidos: hoy la empresa decide a tiempo si renueva, renegocia o termina.
- Construir la matriz pasó de días de lectura manual a horas.
Qué sigue
Sobre la matriz viva, el siguiente paso natural: alertas automáticas antes de cada ventana de revocación y renovación, y extender el mismo patrón a otros contratos — clientes, arrendamientos — con los campos que cada tipo exija.