La sfida
Nella contabilità fornitori, ogni fattura va incrociata con il suo ordine d’acquisto e con l’entrata merci prima dell’approvazione. Il controllo è manuale: aprire la fattura, cercare l’ordine d’acquisto, confrontare quantità, prezzi e condizioni, riga per riga. Un lotto di fatture assorbe ore di lavoro e, sotto la pressione delle chiusure, il team dà priorità — alcune differenze emergono solo dopo il pagamento. E quando appare una differenza, ricostruire il contesto — cosa è stato ordinato, cosa è arrivato, cosa è stato fatturato — richiede più tempo del controllo stesso.
La soluzione proposta
Un flusso di riconciliazione automatica a tre vie (3-way match) tra fattura, ordine d’acquisto ed entrata merci:
- Estrazione con IA dei dati della fattura, indipendentemente dal formato del fornitore.
- Incrocio automatico con l’ordine d’acquisto e l’entrata merci: quantità, prezzi unitari, totali e imposte.
- Rilevamento delle differenze, con la ragione di ogni discrepanza identificata.
- Coda di approvazione prioritizzata: ciò che quadra scorre diretto; le eccezioni arrivano all’analista con il contesto pronto.
Risultati attesi
Le cifre sono obiettivi preliminari, soggetti alla validazione in corso:
- Riconciliazione per lotto: da ore a minuti.
- 100% delle fatture verificate contro il proprio ordine d’acquisto — senza campionamenti né eccezioni dovute al volume.
- Il team dedica il tempo a risolvere le differenze, non a trovarle.
Stato
Questo concept è in fase di validazione con operazioni reali di contabilità fornitori. Le metriche pubblicate sono obiettivi di progetto; le confermeremo con risultati misurati prima di portare il caso in produzione.