La sfida
I fogli presenze dei turni venivano trascritti a mano. E validare quelle informazioni costava così tanto che il personale faceva turni aggiuntivi dedicati solo alla verifica: confrontare nomi, quadrare le ore, controllare i giustificativi.
Non bastava comunque. La revisione avveniva a campione e l’azienda pagava turni mai validati. Errori di trascrizione, nomi che non coincidevano e ore registrate male emergevano tardi — o non emergevano affatto.
La soluzione
Abbiamo automatizzato l’intero ciclo del foglio presenze:
- Trascrizione automatica dei fogli presenze, senza digitazione manuale.
- Validazione di documenti e nomi contro l’elenco ufficiale dell’azienda.
- Analisi dei turni semplificata: anomalie, incongruenze ed eccezioni vengono segnalate per la revisione.
- Generazione del foglio paghe a partire da informazioni già validate.
Il team ha smesso di trascrivere e confrontare: oggi gestisce solo le eccezioni segnalate dal sistema.
I risultati
- La validazione è passata dal campione al 100%: nessun foglio viene pagato senza verifica.
- Zero turni aggiuntivi dedicati alla validazione — quel tempo è tornato all’operazione.
- Analisi dei turni e generazione del foglio paghe sono passate da ore a minuti.
L’azienda ha smesso di pagare alla cieca: ogni turno pagato è coperto da un foglio presenze validato.
I prossimi passi
Con dati sui turni strutturati e affidabili, il passo successivo è anticipare i problemi: alert su incongruenze ricorrenti e cruscotti per sede, per passare dal validare il pagamento a correggere la pianificazione prima che generi errori.