La sfida
Nella casella aziendale arrivava di tutto, mescolato: reclami, contratti, fatture, richieste di pagamento ed email di ogni tipo. Il team smistava e prioritizzava a mano, leggendo messaggio per messaggio.
L’urgente poteva restare sepolto sotto la routine: un reclamo in coda dietro venti fatture. E nessuno aveva reale visibilità su cosa arrivava, quanto arrivava e cosa restava senza risposta.
La soluzione
La soluzione legge il 100% delle email in arrivo e classifica ogni messaggio in cinque categorie operative: reclami, contratti, fatture, richieste di pagamento e altro.
Ogni email viene organizzata con la sua categoria e il team lavora per priorità: i reclami non aspettano dietro le fatture, i contratti arrivano a chi li gestisce e le richieste di pagamento seguono il loro flusso senza perdersi.
Il lavoro del team è ora semplificato e organizzato: meno tempo a smistare email, più tempo a risolverle.
I risultati
- Il 100% delle email in arrivo viene classificato — prima, la priorità dipendeva da chi apriva la casella e dall’ordine di lettura.
- 5 categorie operative con priorità chiare.
- Visibilità completa: l’operazione sa cosa arriva, quanto e di che tipo.
I prossimi passi
La classificazione è la base; il passo successivo è agire su di essa: automatizzare i flussi a partire dalla categoria — registrare la fattura nel sistema contabile, scalare il reclamo all’area responsabile con la sua priorità — perché l’email non resti solo ordinata, ma risolta.