La sfida
I contratti con i fornitori vivevano in PDF sparsi. Non esisteva una vista consolidata di quanto firmato: quali contratti prevedevano una polizza, quali si rinnovavano automaticamente, quando scadeva il termine per recedere.
Le conseguenze erano silenziose: rinnovi automatici e termini di recesso passavano inosservati. Il contratto si rinnovava da solo, con il suo aumento annuale, e l’azienda lo scopriva quando non c’era più nulla da negoziare.
La soluzione
L’azienda ha caricato i contratti con i fornitori e la soluzione ha costruito una matrice di controllo, estraendo da ogni contratto campi come:
- Azienda e oggetto del contratto.
- Polizze, e presenza della polizza (sì/no).
- Data di inizio, data di fine, rinnovo automatico e prossimo rinnovo.
- Termine massimo per recedere dal contratto.
- Percentuale di aumento annuale e clausola di uscita.
- Presenza di SLA e riepilogo degli SLA.
Più di 13 campi per contratto, estratti con l’IA e consolidati in un’unica matrice che l’azienda può filtrare, ordinare e verificare.
I risultati
- Il 100% dei contratti è ora nella matrice di controllo.
- Rinnovi automatici e termini di recesso non passano più inosservati: l’azienda decide in tempo se rinnovare, rinegoziare o uscire.
- Costruire la matrice è passato da giorni di lettura manuale a ore.
I prossimi passi
Con una matrice viva, il passo successivo è naturale: alert automatici prima di ogni finestra di recesso e rinnovo, ed estendere lo stesso schema ad altri contratti — clienti, locazioni — con i campi che ogni tipologia richiede.